Die Galgenfrist endet - nun gibt es keine Ausreden mehr.
E-Mail Archivierung ist gesetzliche Pflicht. Seit dem 1.1.2015 hat die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die alten Gesetze GDPdU und GoBS abgelöst und regelt die Archivierung und Aufbewahrungspflicht elektronischer Dokumente neu. Die dort benannten Geschäftsdokumente, -vereinbarungen, -aufzeichnungen und -rechnungen müssen hierbei stets auffindbar, abrufbar und unveränderlich abgelegt sein. Wenn also ein elektronisches Dokument, welches geschäftlich relevant ist (Rechnungen, Anfragen, Absprachen sowie alle sonstige kaufmännischen Belege) zu Ihnen elektronisch gelangt ist, bzw. von Ihnen elektronisch generiert wurde, so sind Sie zur Aufbewahrung in elektronischer und unveränderbarer Form für den Zeitraum von 6 bis 10 Jahren verpflichtet.
Seit dem 1.1.2017 ist die gesetzliche Schonfrist für die Umsetzung abgelaufen - somit muß jedes Unternehmen, unabhängig seiner Größe, welches Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe o.ä. elektronisch kommuniziert (E-Mail) diese mit einer Archivierungslösung verwalten bzw. ablegen.
Der Gesetzgeber kann dies als Ordnungswidrigkeit (Geldbuße bis zu 50.000€) bis hin zur Steuerhinterziehung (Geld- oder Freiheitsstrafen) ahnden.
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